چک لیست روابط عمومی: اصول جلب توجه مخاطبین به اخبار شرکتتان
دیده شدن شرکتتان در رسانه‌ها یک ضرورت مهم برای روابط عمومی هر کسب‌وکار و شرکتی است و اولین اصل آن،فراهم کردن اخبار خوب از شرکتتان برای رسانه‌هاست. یعنی باید بتوانید خوب بنویسید و از طریق سایت «اخبار رسمی» به دست رسانه‌های کشور برسانید. در این مطلب نکات مهم این امر را می‌آموزید.
برای اینکه به اهداف ارتباطی خود از انتشار و توزیع اخبارتان دست یابیدباید کاری کنید که پیام‌هایتان در میان سایرین به چشم بیایند. این چک‌لیست به شما کمک می‌کند تا به مطلب و محتوای خود شکل دهید و برای مشاهده و تعامل با مخاطب مورد نظر آماده کنید تا بتوانید بهترین نتایج را به‌دست آورید.
چهار سوال اصلی برای آماده‌سازی یک خبررسمی:
- آیا تمام عناصر و ابزار لازم برای نگارش یک مطلب خوب و دارای ارزش خبری را دارم؟
- آیا مسئول روابط عمومی یا یک فرد به‌عنوان رابط برای تماس رسانه‌ها و خبرنگاران علاقمند به کسب اطلاعات بیشتر مشخص شده است؟
- آیا پروفایل معرفی شرکت که در انتها یا کنار خبر رسمی قرار گرفته، به‌روز بوده و آخرین تغییرات در آن اعمال شده است؟
- آیا مخاطبین مناسبی را با این خبر رسمی هدف قرار می‌دهم و تصمیمات درستی در مورد توزیع آن اتخاذ شده است؟
بعد از پاسخ دادن به این ۴ سوال، آمادگی آن را پیدا می‌کنید تا چند تکنیک پیشرفته‌تر برای ارتقای عملکرد خبر رسمی‌تان را به‌کار ببرید.
1- تیتر خبرتان را جذاب کنید
هنگام نوشتن تیتر به یاد داشته باشید که این سوال را از خود بپرسید: «چرا این پیام برای خواننده مهم است؟». این تیتر شماست که مشخص می‌کند خبر رسمی‌تان ارزش خواندن را دارد یا نه و همچنین آیا در اشتراک‌گذاری در رسانه‌های اجتماعی، کلیک خوردن و نتایج موتورهای جست‌وجو تاثیر می‌گذارد؟ برترین نمونه‌ها نشان می‌دهند که 65 تا 80 کاراکتر (با حساب فاصله ها) تعداد کاراکترهای مناسب تیتر هر نوع خبر رسمی است. (بیشتر: اصول نگارش تیتر یک خبر رسمی)
2- یک خلاصه خبر خوب تهیه کنید
خلاصه خبر یا لید همانطور که از نامش پیداست باید واقعا خلاصه خبرتان باشد. در یک پاراگراف اصل چیزی که مخاطب باید بداند را به او بگویید. با خواننده سر دادن اطلاعات چانه نزنید. از اطلاعات سر راست و شفاف استفاده کنید تا چشمان خواننده را بیشتر و عمیق‌تر به داخل خبر بکشانند و پیام‌ها و نکات اصلی را مرور کنند. (بیشتر: قالب ساده نگارش یک خبر رسمی استاندارد)
3- یک درخواست اقدام در آن بگنجانید
همه خبرها و مطالب باید خوانندگان را در مسیری هدایت کنند که در نهایت به یک درخواست اقدام برسد که گامی در جهت هدف کلی شما نیز محسوب می‌شود. این امر می‌تواند یک راه تماس برای پرسش‌های رسانه‌ها، دانلود یک گزارش راهنما (white paper) برای فضای B2B یا لینکی به یک سایت زیرمجموعه جهت یک محصول مصرفی جدید باشد.
4- استفاده از عکس یا ویدئو الزامی است
ثابت شده است که یک مطلب دارای عناصر چندرسانه‌ای (عکس، ویدئو و …) باشد، تعداد بازدیدها و اشتراک‌گذاری‌های بیشتری را دریافت می‌کند. هرطور که می‌توانید سعی کنید تصاویر و ویدئوهایی را در داخل خبر خود بگنجانید تا خبرنگاران بتوانند از آنها در داستان خود استفاده کنند و یا یک خواننده آنها را با دیگران به اشتراک بگذارد.
5- خبرتان به راحتی به اشتراک گذاشته شود
اشتراک‌گذاری اجتماعی به معنی مشاهده شدن در آینده است، پس با درج محتوای قابل اشتراک‌گذاری در داخل خبرتان به آن کمک کنید.مثلا در بخش خبری سایت اخبار رسمی (جایی که خبرهای رسمی شرکت‌های مشترک منتشر می‌شود) می‌بینید دکمه‌های به اشتراک‌گذاری به این روند کمک می‌کند.
6- خبرتان را توزیع کنید
انتخاب روش صحیح توزیع خبر به اهداف ارتباطی و مخاطبین شما بستگی دارد. اگر هدفتان این است که تا جای ممکن به تعداد بیشتری از مخاطبین دست یابید، انتخاب روشی برای توزیع در سطح کشور یا حتی جهانی مناسب است. اما اگر مخاطبین شما کمتر هستند، خبرتان را در محدوده شهری یا منطقه‌ای توزیع کنید.
7-مخاطب خود را هدف قرار دهید
اگر هدف شما این است که به یک گروه مخاطبین انتخاب‌شده دست پیدا کنید، دقت کنید که محتوای خود را بین مجموعه‌ای از رسانه‌ها و شرکت‌های آن صنعت پخش کنید. قابلیت انتخاب حوزه خبری سایت اخبار رسمی، به شما کمک می کند تا خبرتان را فقط برای مخاطبین موردنظرتان ارسال کنید.
8- زمانبندی مهم است
از انتشار خبررسمی در اولین ساعت کاری بپرهیزید. اگر آن را در ساعات بعدی منتشر کنید، از گم شدن آن در میان انبوه اخبار جلوگیری کرده و به دیده شدنش کمک می‌کنید. اگر خبرتان حاوی آمار و تحلیل‌هایی مرتبط به وضعیت بازار است، بهترین زمان انتشار ساعت 9 صبح به وقت تهران است. اگر می‌خواهید خبرتان را در سطح بین‌المللی توزیع کنید، به یاد داشته باشید که منطقه زمانی هر کشوری را هم مدنظر قرار دهید. اگر هم از پلتفرم «اخبار رسمی» در این زمینه استفاده می‌کنید، ما بهترین زمان را به طور خودکار به شما پیشنهاد می‌کنیم.
9- عملکردتان را ارزیابی کنید
بعد از انتشار و توزیع خبرتان باید بتوانید بازخوردهای آن را مدیریت کنید. بنابر این نیاز، هر خبری که توسط اخبار رسمی توزیع می‌شود، به زودی دارای یک گزارش بازخورد لحظه‌ای و Real Time خواهد بودکه معیارها و سنجش‌های مهمی درباره عملکرد توزیع خبرتان و انعکاس آن در سطح رسانه‌ها ارائه می‌کند. این اطلاعات به‌دست آمده مانند بازخوردها، میزان تعامل و دیدگاه رسانه‌ها را با اهدافی که در نظر داشتید مطابقت دهید تا بتوانید تاثیر و عملکرد تلاش خود را ارزیابی و فعالیت خود را برای بهتر شدن نتایج بعدی اصلاح کنید.
